Reflets Mag #157 | Comment maîtriser Excel – avec ou sans IA

Certes, l’intelligence artificielle peut vous aider à utiliser Excel. Mais comment rester maître du résultat ? Jérémy Borot (E05) donne ses conseils dans Reflets Mag #157. Découvrez l’article exceptionnellement en accès libre… et abonnez-vous !

En octobre 2024, The Economist titrait un article « Why Microsoft Excel won’t die ». Le magazine célébrait le quarantième anniversaire du logiciel, une rareté dans le monde de l’informatique. Excel, ou ses alternatives, ne mourra pas. Mieux vaut donc apprendre à s’en servir !

Dans les bonnes mains, les tableurs se révèlent des outils puissants. Presque autant qu’ils deviennent, dans des mains inexpérimentées, un gouffre à temps sans fond et une machine à dire des bêtises. On peut réaliser en quelques minutes des analyses passionnantes comme on peut y engloutir des dizaines d’heures à créer un classeur de feuilles foutraques aux formules incompréhensibles et à la mise en page illisible. Jusqu’à n’en plus dormir la nuit et commettre de grosses erreurs. Je le sais, cela m’est arrivé ; et pas qu’une fois.

Alors, comment utiliser un tableur vite et bien ? Je vous propose un aperçu dense en 7 étapes autour d’un exemple classique, mais complexe : un plan d’affaires à 5 ans.

Commencez par une page de garde

Comme un livre ou un film. Créez une feuille, retirez le quadrillage et ajoutez une large zone de texte. Puis, écrivez en gros caractères le titre de votre modèle. Juste en-dessous : le mois et l’année. Encore en-dessous, expliquez l’objectif de votre travail et son contexte. Écrivez comme si vous parliez à un collègue. Décrivez le modèle, son fonctionnement et le but de chaque feuille. Si vous parvenez à écrire facilement cet Executive Summary, c’est bon signe pour la suite.

Continuez par la fin

Après le titre, réalisez la feuille d’output. Là où on regardera le résultat du modèle. Dans notre exemple, cela peut être le P&L à 5 ans avec en colonnes les années et en lignes les revenus et les coûts. Cette feuille doit contenir seulement le résultat. Ni hypothèses ni calculs. Idéalement, elle tient en un écran pour faciliter le partage ; et ceux qui la lisent la comprennent du premier regard. Soignez la structure des lignes et des colonnes car cela servira pour le moteur.

Enchaînez avec l’historique

Créez une feuille à part pour les données de départ. Les chiffres de l’année dernière, les résultats audités officiels passés, les éléments bruts en provenance des systèmes, etc. Interdisez-vous de modifier ces informations et indiquez où et quand vous les avez obtenues. Souvent, vos projections futures se fonderont sur les éléments du passé. Avez-vous déjà entendu dire « Garbage In Garbage Out » ? Eh bien c’est vrai ! Alors prenez le temps de vérifier la qualité des informations qui servent de base à votre réflexion.

Listez les hypothèses

Poursuivez avec la feuille d’input. Elle doit rassembler toutes les données d’entrée manipulables de votre classeur : les paramètres avec lesquels vous souhaitez jouer ou que vous voulez laisser vos utilisateurs manipuler. Tous les éléments pour créer des scénarios doivent être rassemblés sur cette seule feuille, et pas dispersés un peu partout. Rendez-les visibles, par exemple coloriez les cellules des hypothèses en jaune pour guider l’œil vers elles.

Construisez le moteur

À présent, le cœur du réacteur. Il peut contenir autant de feuilles que vous le souhaitez. Excel n’a pas de limite et elles sont gratuites. L’important est que chaque feuille soit individuellement facile à comprendre. D’ailleurs, donnez-leur un nom ! Mettez un gros titre à chacune dans la case B2. Organisez ces feuilles en suivant la structure de celle d’output. Essayez que tout tienne dans un écran. Et faites en sorte que ces feuilles se ressemblent, voire soient identiques. Si les cinq années de votre plan se présentent en colonne, la même année doit correspondre à la même lettre de colonne sur toutes les feuilles. Cela simplifiera nettement vos formules.

Trucs et astuces

Formez-vous aux formules. Il en existe presque pour tout. Commencez avec COUNT, SUM, SUB TOTAL, IF, ISERROR, SUMIF, CONCATENATE, ROUND, AVERAGE, QUARTILE, MIN, MAX, puis regardez en accéléré sur Internet quelques vidéos comme Les 50 meilleures formules Excel. Vous gagnerez du temps.

Décomposez les calculs. Les formules à rallonge sont compliquées à écrire, impossibles à lire et sources d’erreurs. Préférez réaliser 5 feuilles semblables qui effectuent le calcul par étapes plutôt qu’une seule aux formules alambiquées.

Assurez-vous que vous savez utiliser l’outil. Si « pivot table », « collage spécial », « enregistrer une macro » et « sélectionner plusieurs feuilles » ne vous disent rien… renseignez-vous ! Cela aide.

Soignez la forme. Retirez les quadrillages, bannissez l’utilisation des bordures, légendez toutes vos éventuelles couleurs et choisissez-les bien, utilisez l’indentation, mettez un titre et un sous-titre à chaque feuille, laissez la colonne A vide, nommez les feuilles et le fichier, placez le curseur en A1 de la feuille d’introduction quand vous sauvegardez. Vos lecteurs vous remercieront.

Anticipez les questions. Par exemple, prévoyez 2-3 années de plus en colonnes. On vous demande un plan à 3 ans ? Faites-le sur 5 ! Un plan à 5 ans ? Faites-le sur 8 ! La question « Et si on ajoute 2 ans au plan ? » vient à chaque fois. Anticipez les autres demandes !

Faites-vous aider. Trouvez un collègue qui aime construire des modèles. Certains d’entre nous adorons les tableurs, d’autres y sont rétifs. Ne forcez pas votre nature ! Si ce n’est pas votre truc, confiez le job à quelqu’un qui y prendra plaisir !

Testez les résultats

Bravo ! Votre modèle affiche à présent des données de sortie en fonction de données d’entrée. Confirmez sa robustesse en entrant zéro pour toutes les hypothèses. Observer les résultats de quelques scénarios simples permet d’identifier rapidement la plupart des inévitables fautes dans les formules. Un résultat vous étonne ? Vérifiez ! 9 fois sur 10, vous aurez en fait commis une erreur. 1 fois sur 10, ce résultat sera correct, mais étonnant. Aussi, on vous posera des questions à son sujet. Préparez en amont l’explication qui convient.

Enfin, vivez avec votre temps

L’outil évolue. Les années 2010 ont apporté le pivot table fonctionnel et fiable. Les années 2020 amènent une nouvelle frontière : l’intelligence artificielle intégrée au logiciel. Essayez… mais restez maître du résultat ! 

Paru dans Reflets Mag #157. Voir le numéro exceptionnellement en accès libre. Recevoir les prochains numéros.

Image : © AdobeStock